Инструкция о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
03.03.2004 N 20/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
3 березня 2004 р. за N 283/8882

Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 40/5 (z0644-04) від 24.05.2004 N 33/5 (z0373-05) від 07.04.2005 N 88/5 (z0905-05) від 15.08.2005 N 110/5 (z1377-06) від 28.12.2006 N 111/5 (z1378-06) від 28.12.2006 N 703/5 (z0994-07) від 29.08.2007 N 1101/5 (z1286-07) від 19.11.2007}

З метою приведення нормативно-правових актів Міністерства юстиції України у відповідність до чинного законодавства України Н А К А З У Ю:

1. Затвердити Інструкцію про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі - Інструкція), що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 14.06.94 N 18/5 (z0152-94) "Про затвердження Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України", зареєстрований у Мін'юсті України 07.07.94 за N 152/361 (із змінами і доповненнями).

3. Директору Департаменту у справах цивільного стану громадян і нотаріату (Павлова Л.М.) надіслати Інструкцію Головному управлінню юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласним, Київському та Севастопольському міським управлінням юстиції для застосування в роботі та доведення до відома нотаріусів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра юстиції України Єфіменка Л.В. та директора Департаменту у справах цивільного стану громадян і нотаріату Павлову Л.М.

Міністр О.В.Лавринович

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
03.03.2004 N 20/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
3 березня 2004 р. за N 283/8882

ІНСТРУКЦІЯ про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України

(У тексті Інструкції слова "Єдиний реєстр заповітів та спадкових справ" у всіх відмінках замінено на слова "Спадковий реєстр" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 33/5 (z0373-05) від 07.04.2005)

{У тексті Інструкції слова "Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку" в усіх відмінках замінено словами "Єдиний реєстр довіреностей" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 (z1378-06) від 28.12.2006}

{У тексті Інструкції слова "Положення про Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку (z0362-99)" в усіх відмінках замінено словами "Положення про Єдиний реєстр довіреностей" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 (z1378-06) від 28.12.2006}

{У тексті Інструкції слова "Державний реєстр застав рухомого майна" в усіх відмінках замінено словами "Державний реєстр обтяжень рухомого майна" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 (z1378-06) від 28.12.2006}

{У тексті Інструкції слова "Державний реєстр застав нерухомого майна" в усіх відмінках замінено словами "Державний реєстр іпотек" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції N 111/5 (z1378-06) від 28.12.2006}

ГЛАВА I ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Вчинення нотаріальних дій в Україні покладається на нотаріусів, які працюють у державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах (далі - державні нотаріуси) або займаються приватною нотаріальною діяльністю (далі - приватні нотаріуси).

2. Відповідно до Закону України "Про нотаріат" (3425-12), Цивільного (435-15) та Сімейного кодексів України (2947-14) державними нотаріусами вчиняються такі нотаріальні дії:

1) посвідчуються правочини (договори, заповіти, довіреності, шлюбні договори та ін.);

2) уживаються заходи до охорони спадкового майна;

3) установлюється опіка над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

4) видаються свідоцтва про право на спадщину;

5) видаються свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;

6) видаються свідоцтва про посвідчення та про прийняття на зберігання секретних заповітів;

7) видаються свідоцтва виконавцям заповіту;

8) оголошуються секретні заповіти;

9) видаються свідоцтва про придбання майна з публічних торгів (аукціонів);

10) видаються дублікати документів, що зберігаються у справах держнотконтори, приватного нотаріуса;

11) накладається заборона відчуження житлового будинку, будівлі, садиби, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого та рухомого майна, майнових прав;

12) засвідчується правильність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

13) засвідчується справжність підпису на документах;

14) засвідчується правильність перекладу документів з однієї мови на іншу;

15) посвідчується факт, що фізична особа є живою;

16) посвідчується факт перебування фізичної особи в певному місці;

17) посвідчується тотожність фізичної особи з особою, зображеною на фотокартці;

18) посвідчується час пред'явлення документів;

19) передаються заяви фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам;

20) приймаються у депозит грошові суми та цінні папери;

21) вчиняються виконавчі написи;

22) вчиняються протести векселів;

23) пред'являються чеки до платежу і посвідчується неоплата чеків;

24) вчиняються морські протести;

25) приймаються на зберігання документи;

26) засвідчується справжність електронного цифрового підпису на документах (за наявності технічної можливості роботи з електронними документами).

Законодавством України на нотаріусів може бути покладено вчинення й інших нотаріальних дій.

3. Приватні нотаріуси вчиняють нотаріальні дії, передбачені пунктом 2 цієї Інструкції, за винятком:

1) видачі свідоцтва про право на спадщину;

2) видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя у разі смерті одного з подружжя;

3) ужиття заходів до охорони спадкового майна;

4) видачі свідоцтва виконавцю заповіту в разі, якщо заповідач не призначив виконавця заповіту або якщо виконавець відмовився від виконання заповіту чи був усунений від його виконання.

4. У державних нотаріальних архівах видаються дублікати документів і засвідчується правильність копій (фотокопій) і виписок з документів, які зберігаються в справах цих архівів, а також скасовуються заповіти, довіреності, розриваються (припиняється дія) договори довічного утримання, ренти, спадкові та інші договори, знімається заборона відчуження або здійснюється її перереєстрація.

5. Нотаріальні дії вчиняються нотаріусами України з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - спеціальні бланки).

Для виготовлення документів реєстрів інформаційної системи Міністерства юстиції України використовуються захисні знаки нотаріальних документів (далі - захисні знаки) та спеціальні бланки документів інформаційної системи Міністерства юстиції України. Перелік документів з реєстрів, для виготовлення яких використовуються захисні знаки та спеціальні бланки документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, установлюється Міністерством юстиції України.

Зразок та опис спеціальних бланків, захисних знаків та спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, а також порядок їх постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання встановлюються Міністерством юстиції України.

На спеціальних бланках викладаються примірники:

правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

правочинів, для яких чинним законодавством не передбачено обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються на бажання сторін;

договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідчених правочинів;

свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

свідоцтв про право на спадщину;

свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукціонів);

свідоцтв виконавця заповіту;

свідоцтв про посвідчення фактів (підпункти 16-19 пункту 2 цієї Інструкції);

свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання секретних заповітів;

свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб іншим фізичним і юридичним особам;

актів про морські протести та протести векселів;

дублікатів документів.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, є нечинними.

Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів до охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідоме; при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів.

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку.

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники документів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використаного бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі "Зміст нотаріальної дії".

На прохання зацікавлених осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.

6. Нотаріуси відповідно до статті 7 Закону України "Про нотаріат" (3425-12) у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, - законодавством Республіки Крим; наказами Міністерства юстиції України; нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси в установленому порядку та в межах своєї компетенції вирішують питання, що випливають з норм міжнародного права, а також чинних міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

7. Нотаріуси зобов'язані додержуватись таємниць нотаріальних дій та відомостей, одержаних ними у зв'язку з їх вчиненням.

Довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються тільки фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.

На письмову вимогу суду, господарського суду, прокуратури, органів дізнання і слідства довідки про вчинені нотаріальні дії та документи видаються у зв'язку з кримінальними, цивільними або господарськими справами, що перебувають у їх провадженні.

Довідки про заповіти (про наявність заповіту, його зміст та ін.) видаються особам, щодо яких було складено заповіт, а також органам, переліченим в абзаці третьому цього пункту, та спадкоємцям за законом тільки після смерті заповідача за умови подання свідоцтва про його смерть.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії (фотокопії) з них, необхідні для визначення правильності стягнення державного мита та з метою оподаткування. На письмову вимогу державної податкової інспекції з метою оподаткування нотаріусом подаються лише довідки, документи і копії (фотокопії) з них, які стосуються розрахунків податку з доходів фізичних осіб при вчиненні нотаріальних дій, організації власної нотаріальної діяльності, діяльності стажистів нотаріуса, а також найманих працівників.

Обов'язок додержання таємниці здійснюваних нотаріальних дій поширюється також на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків.

8. Нотаріуси зобов'язані здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до Закону України "Про нотаріат" (3425-12) і складеної присяги, сприяти фізичним та юридичним особам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права й обов'язки, попереджати про наслідки нотаріальних дій, що вчиняються для того, щоб юридична необізнаність не могла їм зашкодити, зберігати в таємниці відомості, одержані ними у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій, відмовляти у вчиненні нотаріальної дії у разі її невідповідності законодавству України або чинним міжнародним договорам, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

На прохання фізичних чи юридичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, нотаріуси мають право витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення цих нотаріальних дій, складати проекти правочинів і заяв, виготовляти копії (фотокопії) документів та витягів з них, а також давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру.

Чинним законодавством нотаріусу можуть бути надані й інші права.

9. Мова нотаріального діловодства визначається у відповідності до статті 15 Закону України "Про нотаріат" (3425-12). Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі.

Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, яку вона знає.

ГЛАВА II ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ВЧИНЕННЯ НОТАРІАЛЬНИХ ДІЙ

10. Нотаріальні дії можуть вчинятися будь-яким нотаріусом на всій території України, за винятком обмежень у праві вчинення нотаріальних дій, установлених Законом України "Про нотаріат" (3425-12) та іншими актами законодавства України.

11. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні державної нотаріальної контори, у державному нотаріальному архіві, приміщенні, яке є робочим місцем приватного нотаріуса. В окремих випадках, коли фізична особа не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаними приміщеннями, але в межах території діяльності держнотконтори чи визначеного для приватного нотаріуса нотаріального округу.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса, у посвідчувальному написі та в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріальної дії (удома, у лікарні, за місцезнаходженням юридичної особи та ін.) із зазначенням адреси, а також причин, з яких нотаріальна дія була вчинена поза вказаними приміщеннями.

12. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб (1), у день подачі нотаріусу всіх необхідних документів.

---------------
(1) Див. Закон України від 22.05.2003 N 889-IV (889-15) "Про податок з доходів фізичних осіб".

Учинення нотаріальної дії може бути відкладене в разі необхідності витребування додаткових відомостей або документів від фізичних та юридичних осіб або направлення документів на експертизу, а також якщо відповідно до закону нотаріус повинен упевнитись у відсутності в зацікавлених осіб заперечень проти вчинення цієї дії.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою зацікавленої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту, про посвідчення яких просить інша зацікавлена особа, вчинення нотаріальної дії повинно бути відкладене на строк не більше десяти днів.

Якщо за цей строк від суду не буде одержано повідомлення про надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження заяви зацікавленої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша зацікавлена особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

Законодавством України можуть бути встановлені й інші підстави для відкладення і зупинення нотаріальних дій.

13. При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси встановлюють особу учасників цивільних відносин, які особисто звернулися за вчиненням нотаріальних дій.

Установлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, які унеможливлюють будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, та ін.).

Посвідчення водія, особи моряка, інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, не можуть бути використані громадянином України для встановлення його особи під час укладення цивільно-правових правочинів.

Особа неповнолітнього, до 16 років, установлюється за свідоцтвом про народження за умови підтвердження батьків (одного з батьків) про те, що ця особа є їх дитиною.

У разі якщо за фізичну особу, яка внаслідок фізичної вади, хвороби або з будь-яких інших причин не може власноручно підписати правочин, заяву або інший документ, підписується інша фізична особа, нотаріус установлює особу громадянина, що бере участь у нотаріальній дії, і особу громадянина, який підписався за нього.

Про спосіб установлення особи нотаріусом робиться відповідний запис у реєстрі нотаріальних дій.

14. При посвідченні правочинів з'ясовується обсяг цивільної дієздатності фізичних та юридичних осіб, які беруть участь в угодах.

У разі укладання правочинів представником перевіряються його повноваження.

15. При посвідченні правочинів і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством України (наприклад, при засвідченні справжності підпису на документі), нотаріус перевіряє справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії.

16. Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо правочин, заява чи інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Якщо фізична особа внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати правочин, заяву чи інший документ, за її дорученням і в її присутності та в присутності нотаріуса правочин, заяву чи інший документ може підписати інша особа. Про причини, з яких фізична особа, зацікавлена у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Правочин не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

Якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, неписьменна або сліпа, нотаріус, крім того, прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпа особа письменна, вона сама підписує документ.

Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона сама прочитує документ і підписує його. Якщо така особа неписьменна, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухою, німою або глухонімою особою і посвідчити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волі учасника нотаріальної дії.

17. Нотаріус може не вимагати кожного разу з'явлення відомих йому посадових осіб юридичної особи, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їх підписів не викликає сумніву.

Не дозволяється застосування зразків підписів при посвідченні правочинів, тексти яких викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів.

18. Застосування електронного цифрового підпису (2) на правочинах здійснюється нотаріусом при наявності технічних можливостей роботи з електронними документами на підставі попередньої письмової згоди підписувача на застосування електронного цифрового підпису. Заява повинна містити перелік правочинів, на яких застосовуватиметься електронний цифровий підпис.

---------------
(2) Див. Закон України від 22.05.2003 N 852-IV (852-15) "Про електронний цифровий підпис".

У разі застосування електронного цифрового підпису нотаріус повинен встановити особу підписувача та перевірити його дієздатність, а також обсяг правоздатності юридичної особи та повноважень її представника.

Перевірка цілісності електронного документа (3) здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

---------------
(3) Див. Закон України від 22.05.2003 N 852-IV (852-15) "Про електронний цифровий підпис".

Як оригінал електронного документа не може бути застосовано свідоцтво про право на спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів та інших випадків, передбачених законом.

Чинність і належність відкритого ключа підписувачу перевіряється за допомогою посиленого сертифіката ключа, виданого акредитованим центром сертифікації ключів.

Посилений сертифікат ключа повинен містити такі обов'язкові дані:

найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);

зазначення, що сертифікат виданий в Україні;

унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

основні дані (реквізити) підписувача - власника особистого ключа;

дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

відкритий ключ;

найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;

інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката ключа (стаття 6 Закону України "Про електронний цифровий підпис" (852-15).

Посилений сертифікат ключа може бути як в електронній формі, так і у формі документа на папері.

19. При посвідченні правочинів нотаріусом у текстах правочинів зазначаються: для фізичних осіб - ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків, для юридичних осіб - ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України. На підтвердження наявності ідентифікаційного номера (коду) нотаріусу подається відповідна, завірена уповноваженою особою, довідка або (витяг), фотокопія якої(го) долучається до примірника правочину, який залишається у справах нотаріуса.



© 2007 - 2009, ООО "ЮРИДИЧЕСКАЯ ФИРМА "УКРКОНСАЛТИНГ", Украина, Харьков