Процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Однако она несовершенна - документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала. В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов.

Документы предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы Украины проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран - участниц Конвенции. Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Конвенция предусматривает освобождение от таковой.

Гаагская конвенция отменяет для стран - участниц требование дипломатической или консульской легализации официальных документов, направляемых в ту или иную из этих стран, и заменяет эту процедуру проставлением апостиля.

Апостиль – это стандартизированный сертификат или штамп, (озаглавленный "Apostille"), проставляемый на документах или оформляемый в виде приложения к ним. Документы, удостоверенные таким образом, не нуждаются в какой-либо дополнительной легализации, и их обязаны признавать на любом государственном уровне в странах-участницах Гаагской Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов. В настоящее время эту конвенцию подписали более 80 государств, среди которых США, почти все страны ЕС, а так же Япония, Австралия, ЮАР, Россия, Украина (присоединилась к Гаагской конвенции 23 декабря 2003 года).

В соответствии со ст. 1. Гаагской конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. По смыслу Гаагской конвенции под официальными документами понимаются:

1. документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

2. административные документы;

3. нотариальные акты;

4. официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам.

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.

В соответствии c Постановлением Кабинета Министров Украины от 18 января 2003 года №61 полномочия на проставление апостиля предоставлены:

Министерству образования и науки Украины - на официальных документах выданных учебными заведениями Украины, государственными органами предприятиями и организациями которые относятся к сфере образования и науки;

К таким документам относятся дипломы об образовании сертификаты о присвоении ученых степеней, атестаты, учебные планы, справки из учебных заведений и др..

Министерству Юстиции Украины – на документы, которые выдаются органами Юстиции и судами, а так же на документах, которые оформляются нотариусами Украины;

А именно, свидетельства и справки, выданные органами ЗАГСа, документы, выданные или засвидетельствованные нотариусами Украины, судебные решения и справки.

Министерство иностранных дел Украины – на все другие виды документов.

Порядок проставления апостиля вышеуказанными органами осуществляется в соответствии с правилами проставления апостиля на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, утвержденных совместным приказом Министерства иностранных дел украины, Министерства образования и науки Украины, министерства Юстиции Украины № 237.803.151.5 от 05.12.2003 зарегистрированным в Министерстве Юстиции украины 31151\8472 от 12.12.2003 года.

Положения Гаагской конвенции не распространяются на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. К ним относятся доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д. В тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использовался данные документы, они должны легализоваться обычным путем, т.е. применяется консульская легализация. включающая последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий. В то же время апостиль проставляется на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). На уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.

Апостиль не проставляется:

- на оригиналы, копии и фотокопии паспортных документов;
- на профсоюзные билеты;
- на военные билеты;
- на трудовые книжки;
- на разрешения на ношение оружия;
- на свидетельства о регистрации транспортных средств (техпаспорта);
- на удостоверениях личности;
- на водительских правах;
- на характеристиках;
- на нормативно-правовые акты, разъяснения и правовые основания для их использования;
- на документы о принадлежности к сословиям или вероисповеданиям;
- на документы, имеющие характер переписки.

Апостиль также не может быть проставлен:

- на документах, выданных заграничными дипломатичными организациями;
- на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Оригиналы официальных документов, выданных организациями бывших Республик в составе СССР, не могут бюыть приняты на территории Украины для проставления на них апостиля. Апостиль может быть проставлен на копиях таких документов, заверенных в установленном порядке на территории Украины (нотариально).


Значение слова "Апостиль"

Важным вопросом является происхождении самого слова "апостиль". В научной литературе не было найдено ответа на этот вопрос.

Согласно нашей концепции слово "Апостиль" происходит от французского la posille ("глосса к Евангелию") либо, что более вероятно, от старо французского Apostiller, что можно перевести как "делать заметки на полях (в том числе и печать). Также, можно предположить, что слово "Апостиль" имеет свое начало еще в средневековье и происходит от латинского существительного postilla либо глагола post illa. Этимологическая логика данной концепции заключается в следующем: слово "апостиль" так или иначе связано с книжной культурой и пространственным значением пометки (на полях) - даже глосса при ближайшем рассмотрении представляет собой не что иное как комментарий, как бы "вложенный" в основной текст Св. Писания. Греческо-апостольская гипотеза этимологии слова "апостиль" связана с разветвлением понятия "апостольства" в европейской юридической практике.

Так, первое значение слова "апостол" (apostle) - это извещение о направлении дела на апелляцию, направляемое нижестоящим судом в вышестоящий. Второе, собственно латинское значение слова "апостиль" (apostolus в греческом варианте) - доклад судьи в высшую инстанцию по поводу апелляционной жалобы. В данном случае, в своих рассуждениях, мы исходили из того, что подача кассационного запроса (жалобы) от низшей инстанции в высшую может быть воспринята как модель для прохождения документов между несколькими странами и неким консультативным органом (Гаагским), который оказывается выше любой страны-участницы и уполномочен решать вопросы отношений между ними.

Таким образом, если следовать логике данной концепции, то само слово "апостиль" происходит либо от существительного "апостольства" - а именно от формы "апостолэ" (как "отправление", "посылка") либо от глагола "апостелло" ("отсылать", "отправлять", "посылать"). "Апостелло", в свою очередь, происходит префиксальным образом от существительного "стелло", с корнем "стел" - "стал" и имеет базовое значение "ставить". Префикс 'апо' - означает движение сверху вниз, что сразу наводит на мысли о движении руки, проставляющей апостиль. Если латинско-глоссовая гипотеза использует несомненное сходство понятий "пометки на полях, сноски" и "разрешительной печати", то греческо-апостольская гипотеза основывается на семантическом развитии юридического понятия "отправки".

Но наиболее часто под "апостилем" понимают упрощенную легализацию документов для их последующего использования в других странах-участницах Конвенции.